Hjem Fjell
  
Søk
Troms fylkeskommune
Postboks 6600
9296 Tromsø
77 78 80 00

Spørsmål og svar eHandel og efb (elektronisk fakturabehandling)
26.04.2012
Sist oppdatert: 03.06.2013 (diverse brevmaler)

NY EPOSTADRESSE:
PDF-faktura sendes som vedlegg til: troms-fylke@nets.eu (ikke lenger til @bbs.no)

NYTT VEDR. MERKING:
Alle faktura skal merkes med bestillers ressursnummer (de 5 tallene skal stå alene i fakturafeltet "Deres ref")

HUSK OPPSETT FOR STEDFORTREDER UNDER FERIE!
Kontakt Øyvind Lunde.

Publisert av Elin Nystuen

Oppdatert av Elin Nystuen   21. juni 2013 09:26


Spørsmål eHandel/EFB

Svar eHandel/EFB

Aksesspunkt

 

Hvilke finnes:

http://www.anskaffelser.no/e-handel/artikler/aksesspunkter

Et aksesspunkt er en meldingsformidler som har en avtale med Difi om formidling av dokumenter i et strukturert oppsett til andre aksesspunkt. Fordelen med et aksesspunkt er at våre leverandører eller vi som mottaker ikke trenger å tenke på den andre parten. Leverandøren skal levere fakturaen til et hvilket som helst aksesspunkt, så vil aksesspunktet vårt sende denne videre til oss som riktig mottaker.

 

Vårt valgte aksesspunkt er Nets.

 

Slik fungerer det:
1. Leverandøren sender elektronisk faktura til aksesspunkt A, som leverandøren har avtale med.
2. Aksesspunkt A slår opp i registeret over fakturamottakere og finner ut vi som mottaker av fakturaen har avtale med aksesspunkt B (Nets).
3. Aksesspunkt A sender faktura til aksesspunkt B
4. Aksesspunkt B sender faktura elektronisk til oss som kjøper.

Adresse - hvor sendes papirfaktura sendt pr. post?

 

Faktura i annen valuta enn NOK skal ikke sendes denne adressen, men behandles "som før".

Bruk eget anvisningsskjema! excel-versjon

Troms fylkeskommune

<Navn på skole/tannklinikk/enhet>

Postboks 338 Alnabru

0614 OSLO

 

Alternativt kan <Navn på skole/tannklinikk/enhet> i stedet for i adressefeltet, stå under "leveringssted" på fakturaen.

 

Økonomisenteret har varslet de aller fleste eksisterende leverandører om ny fakturaadresse.

Ved bestilling fra nye leverandører, må den som bestiller selv opplyse leverandøren om rett fakturaadresse og om krav til innhold i faktura og fakturamerking

 

Leverandørene er opplyst om følgende:

Informasjon på vår internettside

 

Adresse - hvor sendes PDF faktura sendt via e-post?

 

Faktura i annen valuta enn NOK skal ikke sendes denne epostadressen, men behandles "som før"

Bruk eget anvisningsskjema! excel-versjon

troms-fylke@nets.eu (PS! Gammel epostadresse troms-fylke@bbs.no fungerer kun kort tid!)

 

MERK at PDF-fakturaen må ligge som et vedlegg til e-posten (ikke som "en link/kobling" i e-posten).

Adresse - hvordan "sendes" elektronisk faktura?

 

Faktura i annen valuta enn NOK skal ikke sendes elektronisk, men behandles "som før"

Bruk eget anvisningsskjema! excel-versjon

Be leverandøren kontakte sin egen bankforbindelse, evt. se mer informasjon hos Difi eller på banknettverksstedet

 

Troms  fylkeskommunes eFaktura referanse er:

           Organisasjonsnummer: 864870732

           Vårt aksesspunkt: Nets

 

Ingen andre org.nr. skal brukes.

Vi er registrert i ELMA-registeret.

 

Les http://www.anskaffelser.no/e-handel/faktura/hvor-finner-jeg

Adresse – feil – hva gjør vi med faktura som kommer rett til skolen/tannklinikken/etaten?

Ved første gangs mottak av faktura fra én leverandør til feil adresse, gjøres følgende:

·         Faktura sendes for skanning til:

      Troms fylkeskommune

      <Navn på skole/tannklinikk/enhet>

      Postboks 338 Alnabru

      0614 OSLO

·         Samtidig sender virksomheten brev til leverandøren: Påminnelse - faktura med feil innhold / adresse 

      word-versjon (kan skrives i)

Ved andre/senere gangs mottak av faktura fra én leverandør til feil adresse, gjøres følgende:

·         Faktura returneres, sammen med følgebrevet:

      Retur av faktura med feil innhold / adresse

word-versjon (kan skrives i) 

Bestilling - hva er en fritekstrekvisisjon?

En bestilling/rekvisisjon laget i Agresso 55 Web-menyen Innkjøp>Rekvirering>Rekvisisjoner standard, ved å markere (huke av) i feltet for "fritekstrekvisisjon". Fritekst betyr at bestiller står fritt til å angi hva som skal bestilles etc. En slik bestilling må formidles til leverandøren enten pr. telefon, e-post, faks eller ved oppmøte hos leverandøren.

Bestilling - hva er en bestilling på eHandelsplattformen? (Het tidligere "Markedsplassen")

En bestilling laget i Agresso 55 Web-menyen Innkjøp>Rekvirering>Rekvisisjoner standard, ved å markere (klikke på) feltet "Gjør innkjøp" i feltet "Rekvisisjonsdetaljer". Bestiller kommer da over til "web-shop" og velger hva som skal bestilles fra hvilken leverandør (kun én leverandør pr. bestilling). En slik bestilling formidles automatisk til leverandøren i det øyeblikket den genereres til/lagres i Agresso. 

Bestilling - må alle bestillinger gjøres i Agresso 55 Web?

Ja! Gjelder alle bestillinger! (Også de under kr 3000).

Kun der det er snakk om "hastekjøp" eller faste avtaler, abonnement o.l. hvor det ikke er formålstjenlig å registrere en rekvisisjon/bestilling, kan man unnlate å legge inn en bestilling/rekvisisjon i Agresso. I slike tilfeller må "ressursnummer" oppgis til leverandøren for påføring på faktura (i feltet "Deres ref.").

eHandelsplattformen - hvilke av våre leverandører finnes der?

*AS Norsk Dental Depot

*NOFI Tromsø AS

*ProffPartner AS

*Staples Norway AS (PS! Flere varer og ny løsning!)

*Tine BA

*Atea AS

*Auralight AS (Ny februar 2013)

*H.Mydland AS (Ny april 2013)

EHF-formatet (elektronisk handelsformat)

Et nytt standardformat for å utforme og utveksle fakturaer, purringer og kreditnotaer elektronisk mellom to parter. Formatet er utarbeidet av Direktoratet for Forvaltning og IKT (Difi), og er basert på det europeiske CEN BII-rammeverket og tilpasset bl.a. den norske bokføringsforskriften. Se mer informasjon på www.elektroniskfaktura.com

Elektronisk faktura

Faktura i et strukturert dataformat som overføres elektronisk fra fakturautsteder til fakturamottaker og som kan importeres i fakturamottakers økonomisystem og behandles maskinelt. Faktura sendt pr. epost er IKKE en eFaktura.

Elektronisk faktura – hva må leverandør gjøre?

 

Mer informasjon på vår internettside

Be leverandøren kontakte sin egen bankforbindelse, evt. se mer informasjon hos Difi eller på banknettverksstedet

 

Troms  fylkeskommunes eFaktura referanse er:

           Organisasjonsnummer: 864870732

           Vårt aksesspunkt: Nets

 

Ingen andre org.nr. skal brukes.

Vi er registrert i ELMA-registeret.

 

Leverandør (selger) må inngå en avtale med et aksesspunkt. Leverandør kan produsere fakturaer på Elektronisk handelsformat (EHF) fra eget fakturasystem, eller benytte en nettbasert fakturaportal. Fakturaportaler er en enkel løsning hvor leverandør oppretter fakturaene på nett og sender disse via et aksesspunkt til kjøper. Spesielt aktuelt for leverandører som bare sender noen få fakturaer i året til en offentlig virksomhet.

 

Leverandører på elektronisk faktura

Klikk her 

Elektronisk handel

Generelt begrep om kjøp og salg ved bruk av elektroniske verktøy.

Elektronisk mottaker adresse register (ELMA)

Register i Norge hvor mottaker kan legge inn sine elektroniske adresser for å motta dokumenter.

Troms fylkeskommune er registrert her.

Se: http://www.anskaffelser.no/e-handel/faktura/teknisk-informasjon/validering

ERP - system

Et ERP-system er økonomi-/regnskapssystemer, i denne sammenhengen som kan levere/motta Elektronisk handelsformat. ERP = Enterprise Resource Planning.

 

Vårt ERP-system er Agresso som er levert av Evry.

Det finnes mange ERP-leverandører.

Faktura fra utlandet (i utenlandsk valuta)

Bruk eget anvisningsskjema! excel-versjon

Slike fakturaer må behandles som før. Det innebærer at de må attesteres og anvises manuelt («på papiret») - se eget skjema - og betales direkte fra fylkets nettbank.

Ved kjøp av «fjernleverbare tjenester» fra utlandet, må det samtidig fylles ut skjema for beregning av merverdiavgift. Det gjør økonomisenteret.

Se http://ansatte.tromsfylke.no/default.aspx?subcat=515&art=6116

Faktura - krav til innhold – enhver faktura skal være utstedt til Troms fylkeskommune

Minimumskravene til innhold i faktura (og kreditnota og purring) er:

-Nummer og dato for utstedelse av dokumentasjonen

-Angivelse av partene (inkl. org.nr.)

-Ytelsens art og omfang

-Tidspunkt og sted for levering av ytelsen

-Vederlag og betalingsforfall

-MVA og andre avgifter knyttet til transaksjonen som kreves spesifisert i lov eller forskrift. Merverdiavgift skal angis i norske kroner. Det skal også angis MVA = 0% og 0,-.

-5 sifret ressursnummer (i fakturafeltet "Deres ref.")

 

Angivelse av kjøper skal minst inneholde kjøpers navn, adresse og/eller organisasjonsnummer.

Fakturamerking – hvordan skal faktura merkes?

Med 5-sifret ressursnummer (i fakturafeltet "Deres ref.").

 

For å unngå forvirring, går vi inntil videre bort fra merking med 8-sifret ordrenummer!

Feil på faktura/faktura mottatt direkte til enheten - hvordan varsler jeg leverandøren?

Les: "Påminnelse - faktura med feil innhold / adresse

        word-versjon (kan skrives i)

Feil på faktura/faktura mottatt direkte til enheten - hvordan returnerer jeg fakturaen?

Les: "Retur av faktura med feil innhold / adresse

         word-versjon (kan skrives i)

Fritekstrekvisisjon - hva er det?

En bestilling/rekvisisjon laget i Agresso 55 Web-menyen Innkjøp>Rekvirering>Rekvisisjoner standard, ved å markere (huke av) i feltet for "fritekstrekvisisjon". Fritekst betyr at bestiller står fritt til å angi hva som skal bestilles etc. En slik bestilling må formidles til leverandøren enten pr. telefon, e-post, faks eller ved oppmøte hos leverandøren. 

Innkjøpsavtaler - hvilke finnes/hvilke leverandører skal brukes?

En oversikt over hvilke leverandører Troms fylkeskommune har inngått avtale med, finnes på Intranett>Startsiden>Ida (innkjøpsdatabasen).

Innkjøpsrutiner - hvilke rutiner må jeg følge?

Se fylkets Intranett>Startsiden>Ida (innkjøpsdatabasen)

 

Leverandører - hvilke leverandører finnes på eHandelsplattformen ("på nett")?

*AS Norsk Dental Depot

*NOFI Tromsø AS

*ProffPartner AS

*Staples Norway AS (PS! Flere varer og ny løsning!)

*Tine BA

*Atea AS

*Auralight AS (Ny februar 2013)

*H.Mydland AS (Ny april 2013)

Leverandørinformasjon – hva må leverandørene vite?

Leverandørene er opplyst om følgende:

Informasjon på vår internettside

 

Spesielt om e-faktura: http://www.anskaffelser.no/e-handel/faktura/hvor-finner-jeg

Ordrenummer – hva er?

UTGÅR SOM REFERANSE PÅ FAKTURA

 

Kan fritt brukes som referanse annet sted på faktura enn i feltet Deres ref. (aldri her).

 

Rekvisisjon - hva er?

En rekvisisjon er en forhåndsgodkjenning av en bestilling, og skal gi informasjon om hva som bestilles, hos hvem og til hvilke vilkår. Hos leverandøren er det en bekreftelse på at betaling vil finne sted.

Rekvisisjonsnummer - hva er?

I det øyeblikket bestiller lagrer en bestilling/ rekvisisjon i Agresso 55 Web-menyen Innkjøp>Rekvirering>Rekvisisjoner standard, fremkommer et "rekvisisjonsnummer" øverst i bildet, med informasjon om vellykket lagring. Dette nummeret starter med et 5-/6-tall, og skal IKKE oppgis leverandør. Nummeret er kun til bruk for sporing i Agresso, f.eks. dersom du skal finne ut hvor din bestilling/rekvisisjon er i "arbeidsflyten" (dvs. om den venter på andre eller er ferdig behandlet).

Ressursnummer - hva er?

 

OBS! OBS! VIKTIG!

Bestillers personlige referanse hentet fra Agresso (5 siffer), som oppgis til leverandører i forbindelse med en avtale/ bestilling/ rekvisisjon. SKAL STÅ PÅ FAKTURA!

På fakturaen fra leverandøren må det 5-sifrede tallet stå helt alene i feltet "Deres ref." (Aldri sammen med andre opplysninger som f.eks. navn. Slike opplysninger må evt. stå annen plass på fakturaen.).

Ressursnummer - hvor finner jeg?

Ditt ressursnummer (5 siffer) finner du oppe til høyre (under navnet ditt) i bildet "Rekvisisjoner standard" i Agresso 55 Web-menyen Innkjøp>Rekvirering>Rekvisisjoner standard, eller ved å gå til Rapporter>Innkjøp>DM07-Gyldige ressursnummer (innkjøp) også i Agresso 55 Web-menyen.

På selve rekvisisjonen står det med store bokstaver nederst på PDF-dokumentet.

Spørsmål - interne - om:

  • Agresso / tilganger / roller
  • Bestilling / rekvisisjon
  • Faktura / purring / kreditnota / betaling

Rettes til:

 

Øyvind Lunde, systemadministrator, tlf 8240

ehandel@tromsfylke.no

regnskap@tromsfylke.no

 

 

Flere nyheter